Un informe de tesorería que llega cuando todavía importa
Por qué primero se acuerda el formato y después las cifras.
La mayoría de los informes de gestión fallan de una de dos maneras. O llegan demasiado tarde para cambiar nada, o llegan a tiempo pero cada mes con una forma distinta, de modo que nadie puede comparar este mes con el anterior.
Cuando asumimos los informes de un cliente, lo primero que ordenamos no son las cifras. Es el formato.
Una forma acordada
Con la propiedad o la dirección acordamos un único documento: qué páginas, en qué orden, qué cifras en la primera página, qué comprobaciones al final. Saldos bancarios, pérdidas y ganancias, deudores y acreedores, lo facturado y lo pendiente de facturar, la previsión. Una vez acordado, no cambia sin motivo.
Parece burocrático. Es justo lo contrario. Cuando la forma es fija, quien lee sabe dónde mirar. Una dirección que conoce el documento lo lee en minutos y dedica la reunión a lo que significan las cifras.
Una fecha fija
La segunda regla es la fecha. A un cliente le enviamos el informe el último día laborable de cada mes, pase lo que pase. Un informe algo imperfecto pero puntual vale más que uno perfecto dos semanas después, porque las decisiones sobre la tesorería no pueden esperar dos semanas.
Desde el sistema, no desde hojas de cálculo
Todo esto solo funciona si los datos de base están limpios: movimientos bancarios codificados cada día y facturas registradas en cuanto llegan. Por eso vinculamos los informes a la rutina diaria en lugar de tratarlos como un trabajo aparte a fin de mes. El informe no es un proyecto. Es lo que produce una rutina bien llevada.