Empiece por la rutina, no por el software
Lo que analizamos antes de que nadie hable de módulos y licencias.
Los proyectos de ERP suelen empezar con una demostración. Alguien enseña los módulos, los paneles y las integraciones, y la empresa contrata el software. Meses después el sistema está en marcha y el equipo sigue llevando el negocio en hojas de cálculo al lado.
El problema rara vez era el software. Nadie había diseñado la rutina.
Qué es una rutina
Por rutina entendemos el trabajo repetitivo y poco vistoso que mantiene en orden una empresa: quién registra un pedido y cuándo, quién revisa una factura de proveedor, quién concilia el banco, quién cierra el mes y en qué fecha. En las empresas pequeñas casi todo eso está en la cabeza del propietario, y por eso, cuando la empresa crece, el propietario se convierte en el cuello de botella.
Qué hacemos primero
Antes de configurar nada, ponemos esa rutina por escrito tal como es, y después tal como debería ser. Solo entonces decidimos qué partes debe sostener el sistema, cuáles hace una persona y cuáles puede asumir un agente. La configuración se deriva de ahí, y no al revés.
Y la implantamos en pasos pequeños. Cada paso funciona y se usa antes de empezar el siguiente. Un proceso de ventas que funciona vale más que un sistema completo en el que nadie confía.
Por qué perdura
Una rutina escrita se puede traspasar, revisar y mejorar. Sobrevive a un empleado nuevo, a una nueva versión del software y a un nuevo propietario. Eso es lo que queremos decir cuando hablamos de dejar una empresa que funciona, y no un informe sobre cómo podría funcionar.