Cash izveštaj koji stiže dok je još važan
Zašto se prvo dogovara format, a tek onda brojke.
Većina upravljačkih izveštaja ne uspe na jedan od dva načina. Stignu prekasno da bi išta promenili ili stignu na vreme, ali svakog meseca u drugačijem obliku, pa niko ne može da uporedi ovaj mesec sa prošlim.
Kad preuzmemo izveštavanje za klijenta, prvo ne sređujemo brojke. Prvo sređujemo format.
Jedan dogovoreni oblik
Sa vlasnikom ili upravom dogovaramo jedan dokument: koje strane, kojim redom, koje brojke na prvoj strani, koje provere na kraju. Stanja na računima, bilans uspeha, potraživanja i obaveze, šta je fakturisano a šta tek treba, prognoza. Kad se to dogovori, ne menja se bez razloga.
Zvuči birokratski, a zapravo je obrnuto. Kad je oblik stalan, čitalac zna gde da gleda. Uprava koja poznaje dokument pročita ga za nekoliko minuta i sastanak posveti tome šta brojke znače.
Stalan datum
Drugo pravilo je datum. Jednom klijentu izveštaj stiže poslednjeg radnog dana svakog meseca, šta god da se dešava. Izveštaj koji je pomalo nesavršen a stigao je na vreme vredi više od savršenog dve nedelje kasnije, jer odluke o novcu ne mogu da čekaju dve nedelje.
Iz sistema, ne iz tabela
Sve ovo radi samo ako su podaci ispod čisti: stavke izvoda kodirane svakog dana, računi uneti kad stignu. Zato izveštavanje vezujemo za dnevnu rutinu, a ne kao poseban posao na kraju meseca. Izveštaj nije projekat. On je ono što dobro vođena rutina proizvodi.